Telefon çalıyor, ama kuaför koltukta, doktor muayenede, garson servis arasında. Arayan bir süre bekler, kapatır ve çoğu zaman bir sonraki işletmeyi arar. Bu kayıp hesap defterinde görünmez; yine de gerçektir.
Maliyeti hesaplamanın basit yolu
Üç sayıya ihtiyacınız var: günde kaç arama aldığınız, bunların yüzde kaçının cevapsız kaldığı ve cevaplanan bir aramanın ortalama kaç liralık iş getirdiği. Aşağıdaki örnek yalnızca anlatım içindir, kendi rakamlarınızla değiştirin:
- Günde 30 arama, ayda 26 gün: 780 arama
- Aramaların %25’i cevapsız: 195 arama
- Cevapsızların %30’u randevuya dönüşecekti: yaklaşık 58 müşteri
- Müşteri başına 800 ₺ gelir: ayda yaklaşık 46.800 ₺
Kendi rakamlarınızı girip sonucu görmek için kazanç hesaplayıcıyı kullanabilirsiniz. Sonuç bir tahmindir; asıl amaç, sorunun büyüklüğünü sayıyla görmektir.
Çağrılar en çok ne zaman kaçar?
- Yoğun saatlerde: herkes müşteriyle ilgilenirken
- Mesai dışında: akşam ve hafta sonu, insanların randevu aradığı saatler
- Öğle arasında ve tatil günlerinde
- Hat meşgulken ikinci bir arama geldiğinde
Nasıl azaltılır?
Seçenekler: telefona bakacak ek bir çalışan, bir çağrı merkezi hizmeti ya da telefona cevap veren bir yapay zekâ asistanı. İlki ve ikincisi sabit maliyet getirir ve mesai saatiyle sınırlıdır. Asistan ise 7/24 cevap verir, aynı anda birden çok aramayı karşılar ve kullandığınız dakika kadar ücretlenir.
Hangisini seçerseniz seçin, ölçüm yapın: bir ay boyunca kaç aramanın cevapsız kaldığını sayın. Telefon operatörünüzün arama dökümü bunun için yeterlidir.
